Databehandleraftale

Indgået mellem:

Den dataansvarlige ("Kunden") — dig, som opretter og bruger en konto i Kundeskab.

og

(herefter "Kundeskab" eller "Databehandleren")

Denne aftale er en integreret del af Kundeskabs handelsbetingelser og regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på Kundens vegne, jf. databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28.

1. Formål og omfang

Kunden bruger Kundeskab til at registrere og administrere oplysninger om sine egne kunder, leads og kontaktpersoner ("de registrerede"). Kundeskab behandler disse oplysninger udelukkende for at levere den tjeneste, Kunden har tilmeldt sig, og alene efter Kundens dokumenterede instruks (som består af Kundens brug af systemets funktioner).

2. Behandlingens karakter og formål

Databehandleren opbevarer, strukturerer og gør oplysningerne tilgængelige for Kunden via applikationen, herunder ved synkronisering til de tredjepartsintegrationer (fx bogføringssystem), Kunden selv aktivt tilvælger.

3. Kategorier af registrerede og oplysninger

• Registrerede: Kundens kunder, leads og kontaktpersoner.
• Oplysninger: navn, firmanavn, adresse, e-mail, telefonnummer, CVR-nr., noter og øvrig information, Kunden selv vælger at registrere. Kundeskab lægger ingen begrænsning på, hvilke oplysningstyper Kunden registrerer — Kunden er selv ansvarlig for, at behandlingen har et lovligt grundlag.

4. Varighed

Behandlingen varer, så længe Kundens konto er aktiv. Ved opsigelse slettes data senest 30 dage efter kontoens udløb, jf. punkt 8.

5. Databehandlerens forpligtelser

Databehandleren skal:

1. Kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden (dvs. den funktionalitet, Kunden selv aktiverer i systemet), medmindre EU-retten eller dansk ret kræver andet.
2. Sikre, at personer med adgang til oplysningerne er underlagt tavshedspligt.
3. Iværksætte passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (kryptering under transport, adgangsbegrænsning, logning), jf. GDPR artikel 32.
4. Bistå Kunden med at opfylde forpligtelser om de registreredes rettigheder (indsigt, sletning, berigtigelse m.v.), i det omfang det er muligt inden for systemets funktionalitet.
5. Underrette Kunden uden unødig forsinkelse, hvis Databehandleren bliver opmærksom på et brud på persondatasikkerheden.
6. Efter aftalens ophør, efter Kundens valg, slette eller returnere alle personoplysninger og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller dansk ret foreskriver opbevaring.
7. Stille de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at kunne dokumentere overholdelse af artikel 28, og give mulighed for og bidrage til revisioner, herunder inspektioner.

6. Underdatabehandlere

Kunden giver hermed generel tilladelse til, at Kundeskab anvender følgende underdatabehandlere:

Herudover kan Kunden selv aktivere yderligere underdatabehandlere ved at tilvælge integrationer (Dinero, e-conomic, Billy, Google, Microsoft) — disse fungerer som selvstændige dataansvarlige eller databehandlere efter deres egne vilkår, som Kunden selv accepterer ved at forbinde integrationen.

Kundeskab underretter Kunden om planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere, så Kunden har mulighed for at gøre indsigelse.

7. Overførsel til tredjelande

Hvor en underdatabehandler er placeret uden for EU/EØS, sikrer Kundeskab, at overførslen sker på et gyldigt overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser).

8. Sletning ved ophør

Ved Kundens opsigelse eller sletning af kontoen slettes personoplysninger senest 30 dage efter, medmindre lovgivning (fx bogføringsloven, som kræver opbevaring af regnskabsbilag i 5 år) foreskriver længere opbevaring af specifikke oplysninger (fx fakturaoplysninger).

9. Ansvar

Databehandlerens ansvar for behandlingen er begrænset som anført i Kundeskabs handelsbetingelser, i det omfang dansk ret tillader en sådan begrænsning for databehandleransvar.

10. Ikrafttræden

Denne aftale træder i kraft, når Kunden opretter en konto i Kundeskab, og er gældende, så længe Kunden anvender tjenesten.